Enjeux

FeuilleBlanche est un brand studio qui a pour mission de bâtir la narration des marques et des entrepreneurs, de la définition de leurs messages jusqu’à leur diffusion.

Dit autrement, l’agence fait du branding ET de la production.

Le réseau des fondateurs leur a permis de croître sans trop d’efforts jusqu’ici. Mais, désormais, FeuilleBlanche veut croître et espère multiplier par 5 ses volumes commerciaux dans les mois qui viennent (en exploitant mieux son réseau, en l’étendant, etc.).

En prévision de cette augmentation l’agence a besoin d’aide à deux niveaux :

1. D’une part, pour lancer les actions qui feront effectivement croître son activité

2. D’autre part, pour en absorber la charge efficacement

De mon point de vue, le deuxième point était prioritaire : on construit d’abord le tonneau avant de se demander comment le remplir. C’est l’objet de cette étude de cas.

Objectif

Construire un système robuste et capable d’absorber la charge commerciale à venir.

On veut standardiser la fonction commerciale (le processus, les outils, etc.) et en éliminer tous les points de friction (copier-coller, changement d’outils, relances manuelles, etc.).

À cet égard, voici les objectifs haut niveau que nous nous sommes fixés :

1. Réduire drastiquement le temps passé sur le suivi commercial

2. Ne pas se départir de Notion (pour la gestion du projet avec le client une fois signé)

3. Envoyer une campagne d’emails aux dirigeants avec lesquels vous avez une relation rapprochée

Et voici leur formulation bien plus granulaire :

Configuration

On choisira un CRM qui :

1. Offre des vues contacts, entreprises, et deals.

2. Offre la possibilité de créer des segments/listes de contacts

3. Offre la possibilité de prendre des notes, ajouter des tâches et des rappels

4. Permette d’enregistrer des profils LinkedIn (par le biais d’une extension, ou non).

5. Offre une synchronisation avec les boîtes mail de ses utilisateurs

6. Permette d’envoyer des emails et des templates préconstruits

7. Permette d’analyser les métriques suivantes :

   1. Nombre de deals gagnés/mois

   2. Nombre de rdv réalisés/mois

   3. Nombre de deals créés/mois

   4. Provenance des contacts

   5. Revenu par mois

8. Possède une API/s’intègre avec Make

Automatisation

Voici ce qui devra être automatique ou “templaté” :

1. L’envoi d’un mail pour initier la prise de brief avec le prospect. Trois options :

   1. Soit l’envoi d’un brief standardisé

   2. Soit l’envoi d’un mail prédéfini avec un lien vers un brief personnalisé

   3. Soit l’envoi d’un mail pour prendre rdv pour prendre le brief en live

2. L’envoi d’un mail récapitulatif

3. La création de la propale à partir des variables du deal

4. La relance automatique à intervalles de temps réguliers tant que la propale n’est pas signée

Intégrations requises :

1. Outil intégré au CRM pour envoyer les factures et suivre leur paiement

2. Outil (Pennylane) intégré au CRM pour envoyer des propales et suivre leur signature.

3. Outil intégré au CRM pour envoyer des campagnes de cold-emailing

Activation

1. Importer et activer les dirigeants avec lesquels ils ont une relation rapprochée.

2. Importer les contacts et les entreprises les plus pertinents de Notion.

Solution

Roadmap

Voici tout ce que j’ai fait pour atteindre l’objectif fixé :

1. Benchmark des différents CRM (+ un template) pour trouver celui le plus adapté à l’agence (spoiler : Pipedrive ← lien d’affiliation).

2. Consolidation et nettoyage des données commerciales. Il y avait quelques dizaines de spreadsheets et de base de données Notion à rassembler et nettoyer en vue d’un import dans Pipedrive 🌝

3. Configuration de tous les champs de Pipedrive

4. Il a fallu tout remettre à plat : ce que vend Feuille Blanche, de quelle manière et à quel prix. J’ai alors pu traduire le process commercial de l’agence dans Pipedrive en créant des pipelines cohérents, et en traduisant toutes leurs offres en produits.

5. Mais c’est pas tout : une fois l’opportunité gagnée, vient le suivi client — sur Notion cette fois-ci. J’ai donc créé un espace Notion pour gérer la relation client de manière cohérente (template plus bas également 👀).

6. La force de FeuilleBlanche c’est son réseau et le sourcing qu’ils font quotidiennement sur LinkedIn. Un des objectifs de la mission était de ne pas chambouler leurs habitudes de sourcing et de ne pas les priver de cet avantage comparatif.

   Il a donc fallu trouver un outil pour enregistrer les profils LinkedIn dans Pipedrive, depuis LinkedIn. C’est vers la version payante de LinkMatch que notre choix s’est porté.

7. Je suis ensuite revenu dans Pipedrive pour y créer les dashboards des métriques importantes à suivre pour les dirigeants de l’agence :

   1. Nombre de deals gagnés/mois

   2. Nombre de rdv réalisés/mois

   3. Nombre de deals créés/mois

   4. Revenu/mois

   5. Provenance des contacts

8. J’ai ensuite créé ces 4 automatisations pour faire gagner l’équipe en productivité :

   1. Envoi de mails de relances en fonction du statut d’un deal

   2. Prise de rdv via un lien Pipedrive ⇒ création d’un deal dans le bon pipeline

   3. Envoi d’emails de relance automatiques pour signer les propales

   4. Passage d’un deal en “closed won” ⇒ création du projet dans le template Notion.

9. J’ai ensuite configuré et intégré Pennylane à Pipedrive. Je l’ai fait à l’aide de OneClick for Pipedrive, une extension qui permet de créer des boutons dans l’interface de Pipedrive.

   Au clic du bouton, une automatisation regarde la composition du deal (les offres qu’on vend, à quel prix, à qui, etc.) et en déduit une propale dans Pennylane. L’utilisateur n’a plus qu’à la vérifier et l’envoyer (quitte à changer l’automatisation un peu plus tard pour que la propale s’envoie d’elle-même).

10. J’ai rédigé une documentation très complète pour que FeuilleBlanche et ses futures recrues comprennent le fonctionnement du système que j’ai construit (configuration, intégrations, automatisations, processus commercial, etc.)

    

11. J’ai configuré et intégré Lemlist à Pipedrive puis j’y ai créé une première séquence (à l’exception du copywriting).

12. Je suis revenu à la documentation pour y ajouter quelques lignes sur le fonctionnement de Lemlist et le setup SPF, DKIM, DMARC (glossaire pas trop pénible à lire un peu plus bas).

13. La campagne créée à l’étape 11 est partie, marquant ainsi la fin de la mission :

    

Les documents que vous pouvez réutiliser

Le long du chemin, j’ai produit trois documents qui peuvent vous être utiles :

• Un template Notion pour benchmarker des CRM

• Un template Notion pour gérer ses projets clients (pour les agences)

• Le vocabulaire des serveurs webs expliqué avec des analogies (DNS, SPF, DKIM, etc.)

Je vous encourage à les utiliser ou à vous en inspirer.

Résultats

• Un système complet en mesure d’absorber la charge commerciale avec Pipedrive au centre

• Toutes les données commerciales historiques rassemblées et mises au propre dedans

• Automatisations aux endroits clés du processus commercial (e.g relance propale pas signée)

• Des intégrations (e.g entre Pipedrive et Pennylane pour la compta)

• Un moyen d’engager la conversation avec les leads sourcés par les fondateurs

• Des dashboards de suivi des performances commerciales

• Une documentation complète — claire, nette et précise